Datenaustausch als Daily Business von Wirtschaftsprüfer*innen

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Bildquelle: Mathew Schwartz (Unsplash)

11/10/2021 | Datenanalyse und Künstliche Intelligenz | Datenaustausch

Ein Überblick über Austauschformen und damit zusammenhängende Chancen und Herausforderungen

Mit dem technologischen Fortschritt nehmen die Möglichkeiten zur Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von Daten massiv zu und auf Daten basierende Geschäftsmodelle gewinnen an Bedeutung. Der Berufsstand ist hierdurch ebenfalls mit einer größeren Menge an auszuwertenden Daten konfrontiert. Umfang, originär digitaler Charakter der Daten sowie geänderte Arbeitsbedingungen – nicht zuletzt durch Einflüsse der Corona-Pandemie (Stichworte: Remote Work und Home Office) – erfordern angepasste, effiziente und sichere Wege des Datenaustausches zwischen Wirtschaftsprüfer*innen und Mandant*innen sowie ggf. mit weiteren Parteien.

Auf unserer Austauschplattform Solon X haben Sie die Möglichkeit, passende Anbieter und Lösungen für den digitalen Datenaustausch zu recherchieren. Außerdem erwarten Sie auf diesem Blog weitere Beiträge zu diesem Thema sowie Erfahrungswerte aus der Praxis, welche Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützen sollen.

Was ist Datenaustausch?

Unter Datenaustausch kann das Weiterleiten von Daten zwischen Personen, Organisationen oder Unternehmen in zweckspezifisch genormten Austauschformaten verstanden werden. Datenaustausch ist Teil der Datenverarbeitung und kann physisch oder digital erfolgen.

Datenaustausch im Berufsstand

Daten bilden die Grundlage von Prüfungen und Beurteilungen durch Wirtschaftsprüfende. Daten zu erlangen und auszutauschen ist daher essenzieller Bestandteil ihrer täglichen Arbeit, z.B. im Rahmen von Abschlussprüfungen, Erstellungsaufträgen, Due Diligence Prüfungen oder anderen Assurance Aufträgen.

Über das Ergebnis ihrer Arbeit berichten Wirtschaftsprüfer*innen meist in schriftlicher und zunehmend auch in digitaler Form (z.B. elektronische Prüfungsberichte und Bestätigungsvermerke). Zudem werden im Laufe der Prüfung oder der sonstigen Tätigkeit fortlaufend wechselseitig Informationen ausgetauscht (z.B. weitere Unterlagenanforderungen oder Zwischenergebnisse). Auch diese Daten gilt es zu übertragen. Die Austauschrichtung ist daher nicht streng einseitig von Mandanten zu Wirtschaftsprüfenden zu verstehen.

Daten werden häufig auch nicht nur zwischen Mandanten und Wirtschaftsprüfenden ausgetauscht oder innerhalb des Prüfungs-/Auftragsteams, sondern es können weitere externe Parteien einbezogen sein, wie z.B. Dritte im Rahmen von Bestätigungsaktionen bei Abschlussprüfungen oder die Käufer-/Verkäuferseite inkl. deren Berater*innen bei Due Diligence Prüfungen.

Nachteile herkömmlicher Austauschformen

Es ist noch gar nicht so lange her, dass Prüfungsnachweise hauptsächlich in Papierform erlangt und Prüfungsakten in physischen Ordnern aufwendig zwischen WP-Praxis und Mandant hin- und hergefahren wurden. Abgelöst wurde der Aktenordner zunächst durch digitale Daten, die auf physischen Datenträgern (z.B. USB-Sticks) oder per E-Mail ausgetauscht wurden.

Diese Übertragungsformen weisen jedoch einige Nachteile auf, z.B.:

physische Datenträger müssen verschickt oder persönlich übergeben werden

Verlust-/Beschädigungsrisiko physischer Datenträger

kein ortsunabhängiger Zugriff auf physische Datenträger

kein simultaner Zugriff auf Daten

Beschränkungen bei E-Mail Anhängen (Größe, Dateiformat)

Vorteile digitaler Austausch(platt)formen

Der digitale Datenaustausch über entsprechende Plattformen beseitigt nicht nur die o.g. Nachteile herkömmlicher Übertragungswege, sondern bietet – je nach konkreter Ausgestaltung – weitere Vorteile:

schnelle Übertragung

zentrale Datenspeicherung

ortsunabhängiger, simultaner Zugriff in Echtzeit

Vergabe unterschiedlicher Nutzerrechte (Lese-/Schreibzugriff)

Integration von mandats-/auftragsspezifischen Anforderungslisten

standardisierte Ablage

Reduzierung von Papier

Was ist beim digitalen Datenaustausch zu beachten?

Auch beim digitalen Datenaustausch sind einige Herausforderungen zu beachten, um die Akzeptanz und Sicherheit dieser Austauschform zu gewährleisten. Neben einer einfachen und intuitiven Handhabung sollten vor allem auf Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen (insbes. Datenschutz) geachtet werden.

Als Berufsgeheimnisträger nehmen Wirtschaftsprüfende eine besondere Vertrauensstellung gegenüber ihrer Mandantschaft ein. Verstöße gegen die Datensicherheit, Datenverluste oder Cyber-Angriffe haben ein enormes Schadenspotential und können im Einzelfall den Fortbestand von Wirtschaftsprüfungspraxen gefährden. Anbieter und konkrete Lösungen für den digitalen Datenaustausch sollten daher sorgsam auf Seriosität, Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen geprüft werden

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