Saldenbestätigungen: Alternativen zum manuellen Erstellen und Versenden

Wie kann man durch den Einsatz von automatisierten Drittbestätigungen in der Jahresabschlussprüfung sowohl eine Zeitersparnis als auch höhere Rücklaufquoten erzielen?

Eine häufig durchgeführte Prüfungshandlung im Rahmen der Abschlussprüfung ist die Einholung von Saldenbestätigungen insbesondere zur Prüfung der Existenz der Forderungen und Vollständigkeit der Verbindlichkeiten von zuvor im Stichprobenverfahren ausgewählter Debitoren und Kreditoren. Ist dabei die manuelle Erstellung der Anschreiben durch den Mandanten und ein möglicherweise direkter Austausch via Mail oder Telefon hinsichtlich offener Rückläufer oder zu klärender Abweichungen in der Drittbestätigung noch zeitgemäß?

Höhere Rücklaufquoten, ein unkompliziertes Dashboard und vielseitige Möglichkeiten der Skalierung stellen für mich einen hohen Effizienzgewinn im Rahmen der Abschlussprüfung dar. Ebenfalls wurde die digitale Bestätigungsaktion durch Mandanten als sehr positiv wahrgenommen. Statt wertvolle Personalressourcen damit zu beschäftigen unzählige Anschreiben manuell zu generieren - die wiederum alle durch das Prüfungsteam zu kontrollieren sind - können diese Ressourcen sowohl beim Mandanten als auch im Prüfungsteam sinnvoller eingesetzt werden. Nicht nur bei Debitoren und Kreditoren, sondern auch für Banken, Rechtsanwälte und Steuerberater hat sich der Einsatz eines Kollaborationstools bisher als äußerst positiv dargestellt. Die Plattform Solon X stellt digitale Tools & Services vor, u.a. zur Unterstützung bei der Abschlussprüfung. Siehe auch unseren Beitrag "Saldenbestätigungen sind wie eine Schachtel Pralinen" in der Rubrik "Cases".

Einholung von Drittbestätigungen als Prüfungsnachweis

Das Ziel des Abschlussprüfers liegt in der Planung und Durchführung von Prüfungshandlungen, damit ausreichende geeignete Prüfungsnachwiese erlangt werden können, die als begründete Grundlage und Schlussfolgerung für das Prüfungsurteil dienen (ISA [DE] 505 Tz. 4). Ein externer Prüfungsnachweis ist dabei verlässlicher, sobald er aus unabhängigen Quellen stammt, direkt an den Abschlussprüfer gerichtet ist und in dokumentierter Form zur Verfügung gestellt wird. Als externe Bestätigungen werden gem. ISA [DE] 505 Tz. 6 Prüfungsnachweise gewertet, die als unmittelbare schriftliche Antwort eines Dritten (der bestätigenden Partei) an den Abschlussprüfer in Papierform oder auf einem elektronischen Medium erlangt werden.

Zu Beginn der Prüfung: Auswahl der Stichprobe und Versand der Anschreiben

Eine der ersten Amtshandlungen im neuen Jahr besteht in der Regel darin, sich voller Elan auf die geschlossenen Nebenbücher des Mandanten zu stürzen um anschließend anhand der Saldenliste stichprobenartig für die Drittbestätigungsaktion Debitoren und Kreditoren auszuwählen. Vorbereitete Anschreiben werden dabei an den Mandanten versendet mit der Bitte, die entsprechenden Kontaktpersonen des Debitors/Kreditors einzutragen und das Schreiben auf einem Firmenbriefkopf mit Unterschrift eines Zeichnungsberechtigten zu versehen. Mancher Mandant möchte einem gerne die Arbeit ersparen und die Briefe selbst auf den Weg bringen, weshalb nicht selten der Hinweis erfolgt, dass die Schreiben zwingend durch den Wirtschaftsprüfer versendet werden müssen, um als Prüfungsnachweis gewertet werden zu können.

Nach finaler Kontrolle durch das Prüfungsteam können die Schreiben auf den Weg gebracht werden. Nun gilt es, sich in Geduld zu üben, bis die ersten Antworten - auf direktem Weg im Hause des Wirtschaftsprüfers - eintreffen. Ein erleichtertes Durchatmen, wenn die Rücklaufquote hoch und die angefragten Salden korrekt sind. Andernfalls bedeutet dies zusätzlichen E-Mail-Verkehr und Telefonate mit dem Mandanten, um Abweichungen zu klären und weitere geeignete Prüfungsnachweise zu erhalten.

Zeitverluste für Mandant und Prüfungsteam

Nachdem die Schreiben nun schon einige Tage bei den jeweiligen Debitoren/Kreditoren vorliegen und die Rücklaufquote eher mäßig ist, wird gerne die Bitte an den Mandanten herangetragen, doch einmal bei den bisher fehlenden Debitoren/Kreditoren nachzuhaken und die jeweiligen Ansprechpartner doch auf die Dringlichkeit der Antwort hinzuweisen. Sollte keine Antwort erfolgen, sind zwingend alternative Prüfungshandlungen durchzuführen. Beides bedeutet zusätzlichen Zeitaufwand für alle Beteiligten. Die hierbei aufzuwendende Zeit kann dabei doch effizienter und sinnvoller investiert werden.

Digitale Bestätigungsaktionen

Wie bereits im Beitrag "Alternativen zu manuell gepflegten Anforderungslisten" dargestellt, können Kollaborationstools zu Effizienzgewinnen führen, Transparenz für Mandant und Prüfungsteam schaffen und unter Umständen sogar zu einer Steigerung der Prüfungsqualität führen. Anbieter wie Auditi, inflo, 5F, Circit oder confirmation.com haben Softwarelösungen für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften entwickelt, die in unterschiedlichem Ausmaß den Prozess von der Erstellung bis zum Rücklauf automatisieren und unterstützen.

Bei vielen Lösungen ist eine Skalierung der Bestätigungsaktion auf die jeweiligen Bedürfnisse (z.B. offene oder geschlossene Methode, Einzelpostenabfrage, Übersetzung der Anschreiben etc.) des Wirtschaftsprüfers dabei möglich. Nachdem die Stichprobe ausgewählt wurde und die Stammdaten der Debitoren/Kreditoren hinterlegt sind, können die Anschreiben häufig automatisch auf dem Briefkopf des Mandanten generiert werden. Per Knopfdruck erfolgt der Versand - entweder postalisch oder via Mail. Antwortschreiben können über den Debitor/Kreditor in der Regel ebenfalls auf einer elektronischen Plattform in digitalisierter Form zur Verfügung gestellt werden. Je nach eingesetzter Software hat das Prüfungsteam über ein Dashboard die Möglichkeit, die Antworten entsprechend zu würdigen und bei Abweichungen über eine Kommentarfunktion mit dem Ansprechpartner des Mandanten zu kommunizieren. Bei Bedarf können zur Klärung von Differenzen zusätzliche Nachweise über die Plattform zur Verfügung gestellt werden. Dies bedeutet eine Ersparnis zusätzlicher E-Mails oder Telefonate. Zusätzlich besteht die Option, automatische Erinnerungen an die ausgewählten Debitoren/Kreditoren zu versenden. Ist die Bestätigungsaktion abgeschlossen, ermöglicht ein Export der gesamten Aktion eine standardkonforme und ordnungsmäßige Dokumentation in der Prüfungsakte.

Ein Kollaborationstool - die Lösung für alle Probleme?

Auch beim Einsatz von Tools und Softwarelösungen zur Digitalisierung von Bestätigungsaktionen ist natürlich die Auswertung und Würdigung der Rückläufer unerlässlich. Ebenso ist das Dashboard entsprechend zu pflegen, um sowohl Drittbestätigungen ohne Abweichungen in den „geprüft“ Status zu setzen und andererseits eine zügige Klärung von Differenzen mit dem Mandanten einzusteuern.

Bei der Entscheidung, den Saldenbestätigungsprozess zu digitalisieren, ist in erster Linie entscheidend, dass die Softwarelösung mit den berufsständischen Standards konform ist und der Wirtschaftsprüfer die Kontrolle über den gesamten Prozess innehat. Zum anderen muss höchste Sicherheit gewährleistet sein, da sensible Daten ausgetauscht werden. Ebenfalls hängt ein besonders starker Effizienzgewinn von der Menge der zu versendenden Drittbestätigungen ab. Je mehr Drittbestätigungen zu versenden sind, desto eher lohnt sich die erstmalige Einrichtung und der automatisierte Versand.