Mandatsbeziehungen pflegen in Zeiten der Digitalisierung

Nachhaltige Mandatsbeziehungen pflegen in Zeiten der Digitalisierung

Wie Wirtschaftsprüfer digitale Ermüdung vermeiden und Kollaboration und Kontakt mit Unternehmensvertretern effektiv managen

Die Arbeitsweise in der Wirtschaftsprüfung hat sich seit dem Eintritt der Corona-Pandemie wahrscheinlich so signifikant verändert wie in kaum einem anderen Berufszweig. In der „Vor-Corona-Zeit“ war es nahezu undenkbar, eine Abschlussprüfung ausschließlich remote durchzuführen. Hotelaufenthalte über mehrere Wochen, einige Stunden auf der Autobahn und auch nicht immer die komfortabelsten Prüferzimmer gehörten zum Alltag des Wirtschaftsprüfers. Da auch die Ansprechpartner fast ausschließlich vor Ort gearbeitet haben, war ein persönlicher regelmäßiger Austausch gesetzt.

Auch wenn man insbesondere in herausfordernden Zeiten gerne dazu neigt, eine Mail zu schreiben oder über ein Kollaborationstool zu kommunizieren, sollte nicht in Vergessenheit geraten, dass gerade die Wirtschaftsprüfung vom persönlichen Mandantenkontakt lebt und deshalb den Beruf so spannend und vielfältig macht. Die Nutzung digitaler Tools bietet große Vorteile, stellt aber keinen Ersatz für einen persönlichen Austausch dar. Eine Abschlussprüfung lässt sich am besten durch eine vertrauensvolle und effiziente Zusammenarbeit zwischen Wirtschaftsprüfer und Mandant erfolgreich gestalten, die sowohl die Vorteile der Digitalisierung nutzt, als auch den persönlichen Draht nicht vernachlässigt.

Die Plattform Solon X stellt digitale Tools & Services vor, die in Wirtschaftsprüfungsgesellschaften eingesetzt werden können.

Abschlussprüfung in der "Nach-Corona-Zeit"

In der „Nach-Corona-Zeit“ hat sich die Arbeitsweise stark verändert. Eine ständige Präsenz beim Mandanten vor Ort gehört der Vergangenheit hat; der Datenaustausch wird in der Regel über Kollaborationstools gesteuert und ein großer Teil der Prüferarbeit wird remote durchgeführt. Da im Rahmen einer Abschlussprüfung jedoch eine vertrauensvolle Kommunikation und persönliche Bindung unerlässlich sind, gilt es dieser Herausforderung zu begegnen.

Chancen und Herausforderungen in der Mandatsbeziehung durch Digitalisierung

Eine standortunabhängige und zum Teil auch zeitlich flexible Zusammenarbeit wird durch E-Mails, Videokonferenzen via Zoom, Teams oder GoogleMeet und Kollaborationstools ermöglicht. Ebenfalls kann eine remote durchgeführte Prüfung Kosten für die Abschlussprüfung durch weniger (ineffiziente) Fahrtzeiten und Hotelaufenthalte senken; die Anwendung von digitalen Kollaborationstools kann zusätzlich die Effizienz der Abschlussprüfung begünstigen. Zeitlich und örtlich flexibel gestaltete Prüfungen können sich dabei ebenfalls positiv auf die Attraktivität des Berufsstands auswirken, da hierdurch die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf verbessert werden kann.

Ein reduzierter persönliche Austausch kann hingegen dazu führen, dass die Mandatsbeziehung und das in den Wirtschaftsprüfer gelegte Vertrauen leiden. Ebenfalls kann der ausschließliche Einsatz digitaler Kommunikationswegen Missverständnisse begünstigen. Die Menge an virtuellen Terminen und Mails steigert die Wahrscheinlichkeit von Überforderung und digitaler Ermüdung.

Möglichkeiten, die persönliche Bindung in Zeiten der Digitalisierung aufrecht zu halten

Trotz aller Chancen und Vorteile aus dem Einsatz digitaler Tools darf der persönliche Mandantenkontakt nicht vernachlässigt werden. Das heißt nicht, dass der Weg zurück in die ausschließliche „Vor-Ort“ Prüfung die richtige Wahl ist. Jedoch empfiehlt es sich - wenn möglich - persönliche Treffen zum Kennenlernen und Austauschen zu realisieren. Insbesondere zu Beginn und zum Ende einer Prüfung oder bei wesentlichen Entscheidungen und Themen sollte der persönliche (im Besten Fall) nicht nur virtuelle Kontakt stattfinden. Ebenfalls geben unterjährige kurze Abstimmungen entweder live oder als virtueller Kaffee, die Möglichkeit, über Themen, die den Mandanten bewegen - sei es der Geschäftsverlauf oder strategische Entscheidungen - zu sprechen und nicht nur während der laufenden Prüfung nah dran zu sein. Einladungen zu Mandantenveranstaltung oder der Versand personalisierter Newsletter bieten eine gute Gelegenheit, die Mandatsbeziehung auch in Zeiten der Digitalisierung zu festigen und zu signalisieren, dass man sich den individuellen Bedürfnissen annimmt.

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