Konzernabschlüsse optimieren mit Konsolidierungstools

Wann ein Wechsel von manuell geführten Excel-Tabellen zu einer Softwarelösung mehr Effizienz schafft.

Konzernunternehmen - unabhängig davon, ob in der HGB oder IFRS-Welt zu Hause - stehen vor der Herausforderung, aus den Einzelabschlüssen einen finalen Konzernabschluss aufzustellen. Gerade zu Beginn der Konzernbildung und solange die Gruppenstruktur überschaubar ist, ist die Aufstellung des Konzernabschlusses in Excel häufig das erste Mittel der Wahl. Doch sobald sich die Komplexität durch vielschichtige Beteiligungsverhältnisse, regelmäßige Zu- und Abgänge zum Konsolidierungskreis und in unterschiedlichen Währungen bilanzierende Tochtergesellschaften erhöht, stellt sich die Frage, ob die Einführung einer toolbasierten Lösung Sinn macht. Viele ERP Systeme wie zum Beispiel Datev oder SAP bieten dabei bereits integrierte Möglichkeiten, auf die Einzelabschlüsse zurückzugreifen und Konsolidierungsmaßnahmen durchzuführen. Zusätzlich gibt es jedoch auch davon losgelöste Tools wie beispielsweise LucaNet oder IDL Konsis.

Der Wechsel von einer manuelle gepflegten Konsolidierungsdatei zu einem Tool darf in keinem Fall als „Allheilmittel“ für einen automatisch erstellten Konzernabschluss gesehen werden. Es stellt jedoch nach Abschluss der Implementierungsphase eine Erleichterung dar, da durch automatisierte Konsolidierungsläufe die Fehleranfälligkeit reduziert und höhere Transparenz geschaffen werden kann. Insbesondere bei dem Wunsch nach monatlichen Konzernabschlüssen kann der Einsatz einer Softwarelösung hilfreich sein. Die kontinuierliche Pflege der Datengrundlage ist dabei ebenfalls essenziell. Die Wahl der Softwarelösung sollte sich dabei an Größe und Komplexität der Konzernstruktur, dem Bedarf an Funktionalitäten und der anzuwendenden Rechnungslegungsstandards orientieren, um den höchstmöglichen Nutzen zu generieren. Eine große Zahl digitaler Tools und Services für den Einsatz in der Wirtschaftsprüferpraxis bietet die Plattform SOLON X.

Konsolidierung über Tabellenkalkulationstools bei wenig komplexen Strukturen

Bei überschaubaren, wenig komplexen Konzernstrukturen und einem geringen Umfang an Konsolidierungsmaßnahmen ist die Aufstellung eines Konzernabschlusses in Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen eine naheliegende Option. Manuell lassen sich dabei die Einzelabschlüsse in separaten Spalten darstellen, Währungsumrechnungen durchführen und in einer Summenspalte zu einer Summenbilanz zusammenfassen. Für die einzelnen Konsolidierungsmaßnahmen bieten sich ebenfalls separate Spalten an, sodass sich durch Rechenoperationen schlussendlich Konzernbilanz und Konzerngewinn- und Verlustrechnung darstellen lassen. Die Pflege der Vortragswerte in separaten Tabellenblättern - insbesondere für Zwecke der Kapitalkonsolidierung - ist dabei empfehlenswert.

Effizienzgewinn mit gleichzeitiger Reduktion von Fehleranfälligkeiten

Sobald jedoch die bislang wenig komplexe Konzernstruktur aufgebrochen wird, häufige Zu- und Abgänge im Konsolidierungskreis zu verzeichnen sind und sich Beteiligungsquoten ändern, stößt auch eine sehr sorgfältig in Excel gepflegte Konsolidierungstapete an ihre Grenzen. Jede Änderung ist manuell zu pflegen, zu dokumentieren und die rechnerische Richtigkeit der Datei ist sicherzustellen. Ein Zahlendreher oder Formelfehler zieht sich bis in das Endergebnis und kann im Zweifel mehrere Stunden zusätzlicher Arbeit bedeuten, um den Fehlerteufel zu identifizieren und zu korrigieren.

Eine softwarebasierte Konsolidierungslösung bietet hier vielfältige Optionen, die insbesondere ab dem zweiten Jahr zu Effizienzsteigerungen führen. In der Regel erübrigt sich ein zusätzlicher - möglicherweise fehlerbehafteter - Datenimport in das Konsolidierungstool, da bestenfalls über eine Schnittstelle eine Verknüpfung besteht. Hinterlegte Werte aus der Erstkonsolidierung können automatisch vorgetragen und in fremder Währung bilanzierende Töchter mit den aktuellen Wechselkursen umgerechnet werden. Die Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingabe von Zahlen und Formeln wird deutlich minimiert; die Übersichtlichkeit hingegen gesteigert. Zusätzlich stellt sich nicht mehr die Frage aufwendiger Dokumentation von beispielsweise Fremdwährungsumrechnungen, da diese systemseitig gepflegt und damit transparent sind - sehr zur Freude eines Abschlussprüfers. Ein weiteres Plus toolbasierter Lösungen ist, dass in der Regel weitere Abschlussbestandteile wie Konzerneigenkapitalspiegel und Konzernkapitalflussrechnung mit wenig Aufwand aus den vorliegenden Daten abgerufen werden können.

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