Effizienzsteigerung durch Robotic Process Automation (RPA)

Wie lassen sich in der Wirtschaftsprüfung repetitive Arbeitsschritte automatisieren? Was ist bei der Einführung zu beachten?

In einer Zeit, in der Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung im Fokus vieler Unternehmen stehen, hat sich die Robotic Process Automation (RPA) als leistungsstarke Technologie etabliert. Insbesondere für Wirtschaftsprüferinnen und Wirtschaftsprüfer bietet RPA eine Vielzahl von Möglichkeiten, repetitive Aufgaben zu automatisieren und somit gewonnene wertvolle Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten einzusetzen. Dieser Beitrag beleuchtet die Grundlagen von RPA, ihre möglichen Anwendungsfälle im Prüfungsalltag sowie konkrete Implementierungsschritte und einen kurzen Ausblick.

Robotic Process Automation stellt einen wichtigen Schritt in Richtung einer effizienteren Arbeitswelt für Wirtschaftsprüfende dar. Die Automatisierung repetitiver Aufgaben eröffnet zudem Prüferinnen und Prüfern die Möglichkeit, ihre Zeit in fachlich versiertere Tätigkeiten zu investieren. Auf der Digitalisierungsplattform SOLON X finden sie maßgeschneiderte Tools und Services, die die digitale Transformation in der Wirtschaftsprüfungspraxis unterstützen.

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die es ermöglicht, vordefinierte Arbeitsschritte durch Software-Roboter – sogenannte „Bots“ – automatisiert auszuführen. Diese Bots können komplexe Interaktionen auf digitalen Plattformen nachahmen, indem sie Mausbewegungen, Tastatureingaben und Bildschirmklicks simulieren. Dabei arbeiten sie nach klar definierten Regeln und können nahtlos in bestehende IT-Systeme integriert werden. Durch die hohe Skalierbarkeit von RPA können wiederholbare Aufgaben in großem Umfang und mit gleichbleibender Präzision ausgeführt werden.

Die Bedeutung von RPA im Alltag von Wirtschaftsprüfenden

Für Wirtschaftsprüfende eröffnet RPA neue Möglichkeiten, sich auf anspruchsvollere und wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren. Verwaltende und repetitive Aufgaben, die meist im Prüferalltag eher eine Last und keine Chance bieten, können automatisiert werden. Dies führt nicht nur zu einer Reduktion menschlicher Fehler, sondern auch zu einer erheblichen Zeitersparnis. Die gewonnene Zeit kann für komplexere und analytische Aufgaben genutzt werden, die das Fachwissen der Prüferinnen und Prüfer erfordern. Darüber hinaus verbessert RPA die Geschwindigkeit und Genauigkeit administrativer Prozesse und sorgt für Effizienzsteigerungen in Bereichen mit hohem Arbeitsaufkommen.

Praktische Anwendungsfälle von RPA in der Wirtschaftsprüfung

Die Einsatzmöglichkeiten von RPA in Wirtschaftsprüfungsunternehmen sind vielfältig und betreffen sowohl administrative Tätigkeiten als auch den eigentlichen Prüfungsprozess. Einige Beispiele für praktische Anwendungsfälle sind:

Administrativer Bereich:

Geldwäscheprüfung: Automatisierte Ziehung von Handels- und Transparenzregisterauszügen, die für die Prüfung benötigt werden -
Abfragen im Unternehmen: Versand von E-Mails und Dokumentation der Rückmeldungen inklusive Erinnerungen bei ausbleibenden Antworten
CV-Datenbank-Pflege: automatisierter Prozess zur Abfrage und Rückschreibung der Aktualisierung der Lebensläufe der Prüferinnen und Prüfer

Prüfungsprozess:

Unabhängigkeitserklärungen: Automatisierte Abfrage und Dokumentation von Unabhängigkeitserklärungen
Eröffnungsbilanzabgleich: Automatisierter Abgleich von Eröffnungsbilanzwerten
Saldenbestätigungen: Statische Auswahl und Aufbereitung von Stichproben für die Auswertung von Saldenbestätigungen
IT-Prüfungen: Automatisierte Auswertung von SAP-Abfragen und anderen standardisierten Prüfungshandlungen.

Implementierung von RPA – Schritt für Schritt

Die Implementierung von RPA erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung, um eine nahtlose Integration in die Arbeitsabläufe zu gewährleisten.

Der Prozess lässt sich in vier Hauptphasen unterteilen:

Prozessauswahl und Bewertung: Es gilt, geeignete Prozesse zu identifizieren, die regelbasiert, wiederholbar und klar strukturiert sind.
Design und Entwicklung: Die Prozesse werden detailliert dokumentiert und ein Plan für die Automatisierung erstellt. Die Programmierung erfolgt in der für die Bots vorgesehenen Softwarelösungen. Eine enge Zusammenarbeit mit den jeweiligen Process Ownern ist entscheidend, um die manuelle Nachahmung erfolgreich umzusetzen.
Tests und Validierung: Um sicherzustellen, dass die RPA-Lösungen fehlerfrei arbeiten, werden sie auf Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Systemintegration getestet.
Implementierung und Schulung: Nach erfolgreicher Validierung wird die RPA-Lösung schrittweise eingeführt und die Bot-Anwender entsprechend geschult.

Chancen und Ausblick

Die Zukunft von RPA bietet noch mehr Potenzial, insbesondere durch die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) und Maschinellem Lernen (ML). Diese Technologien könnten RPA-Bots in die Lage versetzen, komplexere, unstrukturierte Daten zu verarbeiten die Entscheidungsfindung vorzubereiten. Außerdem wird RPA zunehmend flexibler und skalierbarer, sodass immer mehr Potenziale bestehen auch komplexere Prozesse zu automatisieren und damit Effizienzen zu heben.

Die Kombination aus KI und RPA könnte darüber hinaus kognitive Aufgaben automatisieren und so Bereiche wie Analyse, Prognose und Entscheidungsfindung revolutionieren. Mit einer kontinuierlichen Anpassung und Optimierung durch agile Methoden können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Automatisierungslösungen immer den aktuellen Anforderungen gerecht werden.