Effizienzsteigerung durch Robotic Process Automation (RPA)
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Bildquelle: kuritafsheen (Adobe Stock)
In einer Zeit, in der Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung im Fokus vieler Unternehmen stehen, hat sich die Robotic Process Automation (RPA) als leistungsstarke Technologie etabliert. Insbesondere für Wirtschaftsprüferinnen und Wirtschaftsprüfer bietet RPA eine Vielzahl von Möglichkeiten, repetitive Aufgaben zu automatisieren und somit gewonnene wertvolle Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten einzusetzen. Dieser Beitrag beleuchtet die Grundlagen von RPA, ihre möglichen Anwendungsfälle im Prüfungsalltag sowie konkrete Implementierungsschritte und einen kurzen Ausblick.
Robotic Process Automation stellt einen wichtigen Schritt in Richtung einer effizienteren Arbeitswelt für Wirtschaftsprüfende dar. Die Automatisierung repetitiver Aufgaben eröffnet zudem Prüferinnen und Prüfern die Möglichkeit, ihre Zeit in fachlich versiertere Tätigkeiten zu investieren.
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Was ist RPA?
Die Bedeutung von RPA im Alltag von Wirtschaftsprüfenden
Praktische Anwendungsfälle von RPA in der Wirtschaftsprüfung
Die Einsatzmöglichkeiten von RPA in Wirtschaftsprüfungsunternehmen sind vielfältig und betreffen sowohl administrative Tätigkeiten als auch den eigentlichen Prüfungsprozess. Einige Beispiele für praktische Anwendungsfälle sind:
Administrativer Bereich:
- Geldwäscheprüfung: Automatisierte Ziehung von Handels- und Transparenzregisterauszügen, die für die Prüfung benötigt werden -
- Abfragen im Unternehmen: Versand von E-Mails und Dokumentation der Rückmeldungen inklusive Erinnerungen bei ausbleibenden Antworten
- CV-Datenbank-Pflege: automatisierter Prozess zur Abfrage und Rückschreibung der Aktualisierung der Lebensläufe der Prüferinnen und Prüfer
Prüfungsprozess:
- Unabhängigkeitserklärungen: Automatisierte Abfrage und Dokumentation von Unabhängigkeitserklärungen
- Eröffnungsbilanzabgleich: Automatisierter Abgleich von Eröffnungsbilanzwerten
- Saldenbestätigungen: Statische Auswahl und Aufbereitung von Stichproben für die Auswertung von Saldenbestätigungen
- IT-Prüfungen: Automatisierte Auswertung von SAP-Abfragen und anderen standardisierten Prüfungshandlungen.
Implementierung von RPA – Schritt für Schritt
Die Implementierung von RPA erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung, um eine nahtlose Integration in die Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
Der Prozess lässt sich in vier Hauptphasen unterteilen:
- Prozessauswahl und Bewertung: Es gilt, geeignete Prozesse zu identifizieren, die regelbasiert, wiederholbar und klar strukturiert sind.
- Design und Entwicklung: Die Prozesse werden detailliert dokumentiert und ein Plan für die Automatisierung erstellt. Die Programmierung erfolgt in der für die Bots vorgesehenen Softwarelösungen. Eine enge Zusammenarbeit mit den jeweiligen Process Ownern ist entscheidend, um die manuelle Nachahmung erfolgreich umzusetzen.
- Tests und Validierung: Um sicherzustellen, dass die RPA-Lösungen fehlerfrei arbeiten, werden sie auf Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Systemintegration getestet.
- Implementierung und Schulung: Nach erfolgreicher Validierung wird die RPA-Lösung schrittweise eingeführt und die Bot-Anwender entsprechend geschult.
Chancen und Ausblick
Die Kombination aus KI und RPA könnte darüber hinaus kognitive Aufgaben automatisieren und so Bereiche wie Analyse, Prognose und Entscheidungsfindung revolutionieren. Mit einer kontinuierlichen Anpassung und Optimierung durch agile Methoden können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Automatisierungslösungen immer den aktuellen Anforderungen gerecht werden.
