Digitalisierung in der WP-Praxis: Alternativen zu manuell gepflegten Anforderungslisten

Wie nutzt man Kollaborationstools richtig zur effizienteren Kommunikation mit der Mandantschaft?

Das Bestreben nach einer Effizienzsteigerung in der Prüfung, einer hohen Mandantenzufriedenheit und dabei der fortlaufenden Nutzung neuer technologischer Lösungen im Rahmen des Digitalisierungsfortschritts beschäftigt die Branche permanent. Wie sieht es hier hinsichtlich der Kommunikation in Richtung Mandant aus? Ist das Aufsetzen von Anforderungslisten als Excel- oder Worddatei und der separate Versand per Mail noch zeitgemäß?

Im Gegensatz zu umständlichem Nachfassen bezüglich offener Anforderungen und einem chaotischen Datenraum stellt der Einsatz eines Kollaborationstools einen hohen Effizienzgewinn und Mehrwert dar. Ich möchte nicht mehr zurück zu chaotischen Anforderungslisten, separaten Datenräumen oder der Suche nach per Mail erhaltener Dateien. Die Plattform Solon X stellt digitale Tools & Services vor, die in Wirtschaftsprüfungsgesellschaften eingesetzt werden können.

Der Jahreswechsel bedeutet für die Wirtschaftsprüferbranche getreu dem Motto „alle Jahre wieder“, dass die busy season naht! Prüfungsplanungen sind angelegt, die Termine für die Vorprüfung mit dem Mandanten abgesprochen und das Damoklesschwert der Anforderungsliste schwebt über einem. Gedanken an vergangene Jahre mit stiefmütterlich gepflegten Listen, unnötigem Abstimmungsaufwand und der leidigen Suche nach abgelegten Unterlagen kommen mir dabei in den Sinn.

Zu Beginn der Prüfung: Aufsatz einer Anforderungsliste

Wer kennt es nicht: Es wird in Excel oder Word eine Anforderungsliste geschrieben, die Zuständigkeiten auf Mandantenseite werden nach bestem Wissen und Gewissen eingefügt und in typischer Wirtschaftsprüfermanier ein Feld angelegt, das abgehakt werden kann, sobald die angeforderten Unterlagen eingetroffen sind. Zusätzlich wird ein Sharepoint mit logischer Ordnerstruktur aufgesetzt, der für den Datenaustausch dienen soll. In der Regel wird entsprechende Liste zu Beginn der Prüfung sorgfältig gepflegt und täglich an den Mandanten verschickt, sodass die noch in Rede stehenden offene Punkte bekannt sind.

Die Anforderungsliste entwickelt ein Eigenleben

Im Laufe der Prüfung kommen immer wieder Fragen auf, wo Unterlagen abgelegt worden sind - das Prüfungsteam erwartet das Dokument z.B. in einem anderen Ordner oder es gibt keinen denklogisch richtigen Ablageort für die angefragte Unterlage. Dies hat zur Folge, dass der zunächst sorgfältig angelegt Datenraum ein Eigenleben entwickelt, zunehmend chaotisch wird und im schlimmsten Fall Unterlagen mehrfach angefordert oder gar übersehen werden. Zusätzlich werden auch gerne Unterlagen „einmal schnell“ per Mail ausgetauscht und das Abhaken in der Anforderungsliste wird vergessen. Unnötige Telefonate, ein unter Umständen zurecht ungehaltener Mandant („die Unterlagen haben wir schon vor Wochen abgelegt“) und Unzufriedenheit im Prüfungsteam sind die Folge.

Online Versionen und Projektmanagementtools

Kollaborationstools können hier Abhilfe schaffen! Der Vorteil ist dabei eine vollständige Transparenz für den Mandanten und das Prüfungsteam. Online Versionen von MS Office oder GoogleSheets ermöglichen paralleles Arbeiten in einer Datei ohne Synchronisationskonflikte. Der tägliche Versand der aktualisierten Anforderungsliste via Mail wird damit obsolet. Mandant und Prüfungsteam haben komplette Transparenz über den status quo und können über die bekannten Funktionen mit Kommentaren direkt im Dokument arbeiten. Ebenfalls bieten Projektmanagement Tools wie Asana, Trello oder Jira die Möglichkeit, Anforderungslisten zu teilen, Meilensteine festzulegen und den Fortschritt zu überwachen.

Prozessbasierter Dateiaustausch

Auch bietet der Markt mittlerweile softwarebasierte Lösungen an, wie zum Beispiel „provided by client“ von auditi. Das Tool ermöglicht es bei einem prozessbasierten Dateiaustausch, mandatsspezifische Anforderungslisten zu erstellen und zu ergänzen. Gleichzeitig dient es als Sharepoint für den Dokumentenaustausch. Die Möglichkeit, Fristen zu hinterlegen und konkrete Aufgaben den entsprechenden Ansprechpartnern beim Mandanten zuzuweisen - sodass auch hier sensible Daten vor den Augen der Mitarbeiter geschützt sind - stellen zusätzliche Vorteile dar. Über Kommentarfunktionen kommunizieren Prüfungsteam und Mandant und beugen so dem Versand weiterer E-Mails mit Fragen oder Anmerkungen zu bestimmten Anforderungen vor. Ein selbsterklärendes Dashboard ermöglicht es beiden Seiten, auf den ersten Blick neue Kommentare und eingestellte Unterlagen zu sehen; ein separates Filtern ist dabei nicht mehr nötig.

Ein Kollaborationstool - die Lösung für alle Probleme?

Natürlich ist auch bei einem Kollaborationstool dessen Pflege essenziell. Andernfalls bietet auch die schönste technische Lösung keinen Mehrwert: Das Prüfungsteam muss die entsprechenden Unterlagen sichten, Aufgaben als erledigt kennzeichnen und bei Bedarf Fristen anpassen, um von dem Mehrwert des Tools zu profitieren. Welche technische Lösung gewählt wird, um die Anforderungsliste in den Digitalisierungsfortschritt zu integrieren, hängt zum einen stark vom Digitalisierungsgrad des Mandanten ab und zum anderen von der Komplexität und der Art der jeweiligen Mandate.

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