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Cloud Computing: Einsatz von cloudbasierter Prüfungssoftware in der WP-Praxis

Welche Vorteile bieten sich für die Wirtschaftsprüfung, welche Risiken sind zu beachten?

Weg von der Prüfung auf Papier und hin zur Digitalisierung - Cloud Computing hat in den letzten Jahren zunehmend Bedeutung erlangt. Viele Unternehmen nutzen derweil cloudbasierte Lösungen in ihrer Infrastruktur insbesondere um Prozesse zu optimieren, Innovationen zu nutzen und langfristig IT-Kosten zu sparen. Spätestens mit Veröffentlichung des IDW RS FAIT 5 (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Auslagerung von rechnungslegungsrelevanten Prozessen und Funktionen einschließlich Cloud Computing) war das Thema des Cloud Computing im Berufsstand angekommen. Nicht nur auf Mandantenseite findet man immer mehr cloudbasierte Lösungen in ERP-Systemen wie SAP S4/Hana oder Microsoft Dynamics 365. Auch für den Berufsstand gibt es mittlerweile eine Vielzahl cloudbasierter, innovativer Prüfungssoftware, die den Prüfungsprozess optimieren und digitalisieren sollen wie beispielsweise von CaseWare Cloud (Claudia), AuditFile oder CCH Axcess Audit.
Der Wechsel von einer on-premise Lösung zu einer cloudbasierten Lösung bietet Vorteile wie Effizienzsteigerung, Echtzeit-Kollaboration mit dem Prüfungsteam und möglicherweise auch eine verbesserte Kostenkontrolle. Bei der Entscheidung für die Implementierung einer cloudbasierten Lösung sind jedoch Datenschutz-, Sicherheits-, Compliance- und Abhängigkeitsrisiken nicht außer Acht zu lassen und entsprechend zu würdigen. Die Plattform Solon X stellt digitale Tools & Services vor, die in Wirtschaftsprüfungsgesellschaften eingesetzt werden können.

Kosteneinsparungen, Flexibilität und Transparenz


Cloudcomputing gilt in erster Linie als IT-Ressourcen effizient und kostensensitiv. Kosten für den Erwerb und die laufende Wartung von Server-Infrastrukturen gehören der Vergangenheit an. Kostenmodelle, die nutzungsbasiert abrechnen, können zu Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen in der Praxisorganisation führen. 

Jederzeitiger Zugriff auf die Daten und den Stand der Prüfung bieten eine hohe Flexibilität und erleichtern die Zusammenarbeit in Prüfungsteams, unabhängig davon, wo diese lokalisiert sind. Integrierte Ergänzungen zur Prüfungssoftware ermöglichen häufig eine direkte Verknüpfung und Skalierung weiterer Tools und damit auch eine Einbindung des Mandanten (z.B. pbc Listen oder Datenanalysen), was zu Effizienzsteigerungen führt. 

 Echtzeit-Kollaboration sichert Transparenz und verhindert Versionskonflikte zwischen verschiedenen Mitgliedern des Prüfungsteams. Aktualisierungen werden in Sekundenschnelle visibel, sodass jedes Teammitglied immer auf dem aktuellen Informationsstand aufsetzen kann.

Datensicherheit und -schutz


Nicht verhandelbar ist, dass die gewählte Softwarelösung die höchsten Sicherheits- und Compliance Standards erfüllt. Andernfalls drohen Vertrauens- und Reputationsverlust sowie rechtliche Risiken. Viele cloudbasierte Anbieter investieren daher stark in Maßnahmen zum Schutz der hochsensiblen Daten, wie Verschlüsselungen, Sicherheitsupdates und eine 24/7 Überwachung. Nichtdestotrotz besteht ein Risiko, dass auch Cyberangriffe auf Cloud-Dienstleister erfolgreich sind und sensible Daten kompromittiert werden. Ebenso muss sichergestellt sein, dass die Datensicherung entsprechend der geltenden Aufbewahrungsfristen erfolgt. Bei der Entscheidung für cloudbasierte Lösungen muss daher gewährleistet sein, dass ausreichende Sicherheitsvorkehrungen durch den Dienstleister getroffen werden und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien sichergestellt ist.

Abhängigkeiten von Datenverfügbarkeit, Schulungs- und Einarbeitungskosten


Bei der Entscheidung für eine cloudbasierte Prüfungssoftware entsteht eine gewisse Abhängigkeit - einerseits hinsichtlich der Datenverfügbarkeit und andererseits gegenüber dem Dienstleister. Ein kontinuierlicher und gut funktionierender Internetzugang ist Voraussetzung für die erfolgreiche Nutzung. Kommt es zu Netzausfällen oder einer schlechten Bandbreite kann die Anwendung eingeschränkt sein und zu Ineffizienzen bei einer laufenden Prüfung führen. Ebenso können technische Probleme auf Seiten des Dienstleisters zu Verzögerungen im Prüfungsablauf führen. 

Auch wenn in erster Linie eine nutzungsbasierte Abrechnung zu Kosteneinsparungen in der Praxis führen kann, sind Kostensteigerungen durch Personalisierungen und Skalierungen möglich. Zusätzlich sind anfängliche Kosten für die Schulung der Mitarbeiter sowie die Umstellung in Arbeitsabläufen einzuplanen, damit die Prüfungssoftware auch effizient genutzt wird.

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