Anforderungen an eine digitalisierte Buchführung

Inhalt und Zweck einer Verfahrensdokumentation nach GoBD

Der Trend zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ungebrochen. Dies betrifft auch die Buchführung. Ziel ist hier vor allem, durch die Einführung von Verfahren zur Digitalisierung von Belegen und Arbeitsabläufen sowie zur Belegarchivierung, eingehende Papierbelege vernichten zu können. Dabei haben Unternehmen die Vorgaben der GoBD zu beachten und deren Einhaltung in einer Verfahrensdokumentation nachvollziehbar und lückenlos festzuhalten.

Unternehmen sollten sich im Rahmen der Digitalisierung frühzeitig auch mit den GoBD und den Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation beschäftigen, um eine regelkonforme Beschreibung ihrer digitalen Systeme und Prozesse sicherzustellen. Wirtschaftsprüfende können hierbei mit zielgerichteten Beratungs- und Prüfungsleistungen unterstützen.

Wofür steht GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese in einer Verwaltungsanweisung des BMF festgehaltenen Grundsätze haben mit Wirkung zum 01.01.2015 die zuvor geltenden „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) abgelöst.

Was regeln die GoBD?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) gelten gleichermaßen für elektronisch wie für manuell erstellte Bücher/Aufzeichnungen. Die Finanzverwaltung hat die allg. GoB in den GoBD für eine IT-gestützte Buchführung spezifiziert.

Die zentralen Anforderungen, welche während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt sein müssen, sind u.a.:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt „den organisatorisch und technisch gewollten Prozess“ der in der Buchhaltung zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzten Hard- und Software („DV-Systeme“). Man kann sich die Verfahrensdokumentation als eine Art „Handbuch“ über das gesamte Rechnungswesen einschließlich seiner Vor-/Nachsysteme sowie deren Schnittstellen vorstellen.

Wie ist eine Verfahrensdokumentation aufgebaut?

Die Verfahrensdokumentation umfasst folgende Bestandteile :

allgemeine Beschreibung
Anwenderdokumentation,
technische Systemdokumentation
Betriebsdokumentation
Beschreibung des IKS

Die einzelnen GoBD-Anforderungen an die Verfahrensdokumentation finden Sie in Anlage 1 des IDW PH 9.860.4 übersichtlich aufbereitet.

Wozu eine Verfahrensdokumentation?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist eine aussagefähige, aktuelle und lückenlose Verfahrensdokumentation Voraussetzung für die Prüfung der Einhaltung des Grundsatzes der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Zudem dient sie dazu, sich im Rahmen von Betriebsprüfungen (BP) einen raschen Überblick über die System-Landschaft und Prozesse des Unternehmens verschaffen zu können.

Die Verfahrensdokumentation kann aber auch einen internen Mehrwert generieren. Durch eine intensive Auseinandersetzung mit internen Prozessen können Verbesserungspotentiale aufgedeckt werden. Die Dokumentation bestehender Systeme und Prozesse kann zudem auch intern als Handbuch für Mitarbeiter verwendet werden.

Wer prüft die GoBD-Konformität?

Die Prüfung der GoBD-Konformität erfolgt im Rahmen von BP durch die Finanzverwaltung. Dabei werden auch das Vorhandensein und die Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation geprüft. Die Finanzbehörden geben im Rahmen ihrer Prüfung jedoch kein Positivurteil zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ab.

Die Einhaltung der GoBD kann allerdings positiv und mit hinreichender Sicherheit durch Dritte – insbes. durch Wirtschaftsprüfer*innen – bestätigt werden (z.B. nach IDW PH 9.860.4). Solch eine Prüfung kann ggf. vorhandene Schwachstellen frühzeitig aufdecken oder (zivil-)rechtliche Ansprüche begründen. Sie kann den Steuerpflichtigen allerdings nicht von seiner Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung entbinden.