KI-Prüfungsplattform: Automatisierte KI-gestützte Datenanalysen im Self-Service Modell
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Bildquelle: Suriyo (Adobe Stock)
Datenanalysen und KI-Modelle sind oft teuer und technisch komplex, doch das muss nicht sein: Mit AUDAVIS AI können Wirtschaftsprüferinnen und Wirtschaftsprüfer eigenständig moderne Analysetools nutzen – ganz ohne teure externe Dienstleister oder ausgeprägte eigene IT-Kenntnisse. Per Schnittstelle können die Daten aus allen verbreiteten ERP- und Buchhaltungssystemen automatisch eingelesen und analysiert werden. Der Prüfer ist immer nur wenige Minuten von einer Vollanalyse und KI-Bewertung der Mandantendaten entfernt.
KI-Plattformen wie AUDAVIS ermöglichen es Wirtschaftsprüfern, eigenständig und effizient Datenanalysen durchzuführen. Die Plattform bietet eine tiefgehende Analyse des Buchungsstoffs und umfassende Einsichten in zentrale Geschäftsprozesse, was Prüfern erlaubt, schnell ein vollständiges Bild des geprüften Unternehmens zu erhalten und frühzeitig in die Sachverhaltserörterung mit dem Mandanten einzusteigen. Insgesamt stellt AUDAVIS eine moderne und skalierbare Lösung dar, mit der Prüferinnen und Prüfer ihre Arbeit effizienter und qualitativ hochwertiger gestalten können.
Technologiegetriebene Weiterentwicklung der Jahresabschlussprüfung
Die Weiterentwicklung der technologischen Möglichkeiten und die immer weiter ansteigenden Datenmengen beeinflussen das Zielbild einer effizienten Abschlussprüfung.
Mit dem Einsatz heutiger technologischer Möglichkeiten treten vollautomatisierte Prozessanalysen neben die klassische IKS-Prüfung, wodurch der Prüfer neben einem Prozessverständnis auch direkt eine automatisierte Vollprüfung über verschieden Prüfbereiche realisieren kann. In diesem Zielbild werden die analytischen Prüfungshandlungen und die aussagebezogenen Prüfungshandlungen ebenfalls weitgehend automatisiert vorbereitet und für den Prüfer zur fachlichen Beurteilung vorbereitet. Die manuellen Prüfungshandlungen konzentrieren sich dann auf die fachlich hochkomplexen und sehr individuellen Bereiche, sowie auf die Beurteilung von Ergebnissen der verschiedenen KI- und Datenanalyseergebnisse.
In diesem Zielbild einer technologiegetriebenen Jahresabschlussprüfung ist es entscheidend, dass der Abschlussprüfer selbstständig befähigt ist, diesen Prüfungsansatz umzusetzen, ohne sich von den hohen Wartezeiten oder Kosten von Dienstleistern abhängig zu machen.
Höhere Prüfungsqualität und steigende Effizienz
AUDAVIS reduziert nicht nur den manuellen Aufwand in der Jahresabschlussprüfung, sondern steigert die Qualität, Nachvollziehbarkeit und Effektivität der Abschlussprüfung erheblich. Die Plattform ermöglicht eine tiefergehende Analyse des Buchungsstoffs und umfassende Einsichten in die Datenbestände von zentralen Geschäftsprozessen und Prüfgebieten.
Durch dieses Vorgehen erhält der Prüfer zu einem deutlich früheren Zeitpunkt in der Prüfung ein vollständiges Bild des geprüften Unternehmens. Er kann an einem deutlich früheren Punkt in die Sachverhaltserörterung mit dem Mandanten einsteigen. Weiterhin eröffnet diese schnellere Einsicht in die Tiefe zentraler Kernprozesse das Potenzial für prüfungsnahe Beratung nach Abschluss der Prüfung.
Traditionell erfolgte die Datenaufbereitung und -analyse manuell und durch Dienstleister zu hohen Preisen, z. B. mittels individueller Excel-Auswertungen oder punktueller Analysen in BI-Tools. Die Ergebnisse wurden entweder webbasiert oder als Dateien zur Verfügung gestellt. Dieses Vorgehen ist fehleranfällig, aufwendig und mit enormen Kosten verbunden. Bei AUDAVIS ist der gesamte Prozess automatisiert, dokumentiert und standardisiert, während der Prüfer innerhalb von Minuten jeden Schritt selbst durchführen kann.
Abbildung 1: Analyse von Transaktionen nach Nutzern
Vollautomatisierte Datenverarbeitung und -validierung
Die KI-Prüfungsplattform AUDAVIS ermöglicht es, bequem per Drag & Drop aus SAP, DATEV, SAGE und vielen anderen ERP- / Buchhaltungssystemen Daten entsprechend den Standardschnittstellen zu laden. Sie automatisiert die gesamte Datenverarbeitung und -validierung für den Prüfer. AUDAVIS automatisiert dabei den gesamten Prozess von der Datenextraktion bis zur Ergebnisbereitstellung innerhalb von Minuten. Dabei erfolgt jeder Schritt auf einer modernen und skalierbaren Plattform, die der Prüfer selbst auf die Bedürfnisse seiner Mandate anpassen kann.
Abbildung 2: Auswahl einer Schnittstelle zu einem ERP- bzw. Buchungssystem
Abbildung 3: Drag & Drop Upload der Rohdaten aus Datev, SAP oder anderen Quellen
Abbildung 4: Validierungsinformationen der automatisierten Rohdatenverarbeitung und Datenqualitätsprüfung
Automatische Vollprüfung des Buchungsstoffs
AUDAVIS verarbeitet den vollständigen Buchungsstoff in ein zentrales Datenmodell (Single-Source-of-Truth), aus dem sich eine Vielzahl an Prüfungsdashboards speisen, die an klassische Arbeitspapiere angelehnt sind (z. B. Abstimmungen HB-NB, Erwartungswertanalysen, Werthaltigkeitsprüfungen, JETs, KI-Risikobeurteilung, Drei-Wege-Abgleiche etc.). Die dynamischen Datenmodelle, lassen sich je nach Prüfungsschwerpunkt aggregieren und disaggregieren (z. B. nach Gesellschaften, Konten, Buchungstext, Nutzer, Datumsangaben, verschiedenen Datenanalyse- oder KI-Tests etc.).
Die Analysen sind somit flächendeckend und risikoorientiert, wodurch potenzielle Auffälligkeiten systematisch erfasst werden. Weiterhin automatisiert AUDAVIS die Analyse von relevanten Prozessen und Prüfungsgebieten und stellt vollautomatisch Ergebnisse für relevante Prüfungshandlungen bereit. Sämtliche Dashboards für Prüfungshandlungen sind dynamisch nutzbar, mit Drill-Downs, Belegansichten und KI-gestützten Hinweisen zu den Belegen und der Prüfungshandlung.
Abbildung 5: Vollautomatische Altersstrukturanalyse der offenen Posten Debitoren
Dynamische Datenmodelle statt starre Berichtsvorlagen
Prüfer müssen jederzeit in der Lage sein, von einem hochgradig aggregierten Arbeitspapier/Dashboard auf den einzelnen Beleg zu gehen, um schnell den inhaltlichen Grund für Auffälligkeiten nachvollziehen zu können. In der Vergangenheit musste jeder Beleg wieder in dem Buchhaltungssystem des Mandanten betrachtet werden, was Systembrüche und Mehrarbeit mit sich brachte. AUDAVIS ermöglicht Drill-Downs und die Belegansichten vollautomatisiert, basierend auf der zentralen Datenschnittstelle ohne Systembrüche.
Abbildung 6: Navigation von der Analyse in den Drill Down und in den Gesamtbeleg
KI-gestützte Anomalie-Erkennung statt rein regelbasierter Prüfungen
AUDAVIS nutzt eine Kombination aus regelbasierten Tests und KI-Algorithmen in einem Modell zur Bestimmung des inhärenten Risikos zur Identifikation von Anomalien im Buchungsstoff.
Abbildung 7: KI-Risikobewertungen nach Monaten
Flexible Dokumentation
Oft müssen Analyseergebnisse manuell dokumentiert und in andere Systeme übertragen werden. AUDAVIS erzeugt dokumentationsfähige Arbeitspapiere direkt aus dem Datenmodell, wodurch Konsistenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind. Arbeitspapiere können auf der Plattform abgeschlossen und per Mausklick exportiert werden, um danach in eine beliebige Prüfungssoftware exportiert zu werden.
Die Arbeitspapiere und Dashboards, die AUDAVIS bereitstellt, können leicht konform mit den gängigen Prüfungsstandards dokumentiert und in einem beliebigen System für die Auftragsdokumentation hinterlegt werden. Jedes Arbeitspapier und jedes Dashboard kann in AUDAVIS final dokumentiert und danach inklusive der Dokumentierung und Kommentierung ganz einfach als Ganzes exportiert werden. Auch Drill Down Tabellen können jederzeit per Mausklick als Excel-Files für die weitere Bearbeitung oder Dokumentation aus AUDAVIS exportiert werden.
Welche Prüfungshandlungen und Systeme werden umfasst?
Prüfer können mit AUDAVIS viele Prüfungshandlungen automatisiert durchführen und sich von den KI-Modellen auf besonders risikobehaftete Buchungen hinweisen lassen bzw. sich ein Vorgehen von AUDAVIS vorschlagen lassen.
AUDAVIS unterstützt eine Vielzahl an ERP- und Buchhaltungssystemen über Standardextraktionsschnittstellen (z.B. GDPDU). Das bedeutet: Der Prüfer muss die Daten nur aus der Standardfunktionalität des Systems exportieren und die Daten per Drag & Drop in AUDAVIS ziehen. Die gesamte weitere Verarbeitung läuft vollautomatisch. Vom Upload der Daten bis zu den fertigen Analyseergebnissen und nutzbaren datengetriebenen Arbeitspapieren dauert es nur etwa eine halbe Stunde.
Im Ergebnis sind sämtliche Standardarbeitspapiere für die zentralen Prüfungsgebiete wie Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren etc. vollautomatisiert bereitgestellt worden und der Prüfer muss lediglich noch die Würdigung der Ergebnisse vornehmen und kann sich dabei von den AUDAVIS KI-Modellen co-pilotieren lassen.
Erfahrungen bei der Implementierung
AUDAVIS ist eine Cloud-Plattform als Software as a Service (SaaS) für die Durchführung der Jahresabschlussprüfung und richtet sich an Wirtschaftsprüfer und interne Revisoren, die einen Daten- und KI-getriebenen Prüfungsansatz umsetzen wollen.
AUDAVIS hat eine steile Lernkurve. Wenn das erste Mandat einmal prozessiert wurde, ist die Verarbeitung weiterer Mandate ganz intuitiv und läuft sehr gradlinig ab. Häufig fehlt das Wissen der Abschlussprüfer, wie die Daten aus den Quellsystemen per Schnittstelle beschafft werden können, aber hier hat AUDAVIS jeweils eine klare Guidance mit Screenshots zur Verfügung gestellt.
AUDAVIS fügt sich in eine beliebige bestehende Infrastruktur an bestehenden Dokumentations- oder anderen Tools ein. Es gibt keine strukturellen Herausforderungen. Grundsätzlich sind die Mitarbeiter der Prüfungsgesellschaft allerdings mit einem deutlich datengetriebeneren Prüfungsansatz konfrontiert, was möglicherweise Änderungen im Weiterbildungskonzept der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erfordert.
