Jahresabschlussprüfungen: mehr Effizienz mit Datenanalysen und intelligenten Workflows
Die technologie- und pandemiegetriebene digitale Transformation, geänderte rechtliche Rahmenbedingungen, neue Prüfungsstandards und nicht zuletzt der Fachkräftemangel aufgrund des demografischen Wandels stellen Wirtschaftsprüfer*innen vor die drängende Frage, wie Jahresabschlussprüfungen qualitativ hochwertig und gleichzeitig effizient ermöglicht werden können. Unsere Antwort darauf lautet: Nutzen Sie das Potenzial von Datenanalysen und technologiegestützten Workflows. Dadurch reduzieren Sie nicht nur stichprobenbasierte Einzelfallprüfungen, sondern Sie nutzen weitere Vorteile, u.a. bei der internen Ressourcenverteilung.
Die Möglichkeiten der Digitalisierung bieten den Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die Chance, den manuellen Arbeitsaufwand bei der Jahresabschlussprüfung zu reduzieren und die Prüfung insgesamt effektiver zu gestalten. Dazu kombinieren sie den risikoorientierten Prüfungsansatz mit der Prüfung der IT-Systeme und des Datenflusses im Unternehmen und dem Einsatz von Datenanalysen. Der „rote Faden“, d. h. die widerspruchsfreie Umsetzung des risikoorientierten Prüfungsansatzes, wird dabei mit Hilfe von intelligenten Prozessen und technologiegestützten Workflows sichergestellt.
Veränderte Rahmenbedingungen
Der Technologiesprung, den wir derzeit erleben, verändert auch die Abläufe der Jahresabschlussprüfung: Prüfungsteams befinden sich nicht mehr notwendigerweise bei den Mandanten vor Ort. Dezentrale Prüfungsteams, die über Online-Meetings mit den Mandanten kommunizieren und remote auf deren Daten zugreifen, wurden in den vergangenen Jahren zur Notwendigkeit. Damit wird IT zu einem immer wichtigeren Faktor. Auch die Prüfungsstandards berücksichtigen immer stärker den technologischen Fortschritt.
Einen Effekt hat hier insbesondere der ISA [E-DE] 315 (revised 2019) „Identifizierung und Beurteilung der Risiken wesentlicher falscher Darstellungen“. Dieser stellt die Bedeutung der Einschätzung der mandantenseitigen IT-Systeme und des rechnungslegungsbezogenen Datenflusses im Unternehmen nochmals deutlich heraus.
Höhere Qualität und Effizienz durch Datenanalysen
Speziell entwickelte Datenanalysen (z.B. Zeitreihenanalysen, Haupt- und Nebenbuchanalysen, Auswertung von Benutzern oder Gegenkontenanalysen) sind geeignet, dem Prüfungsteam bereits zu Beginn der Jahresabschlussprüfung im Rahmen der Prüfungsplanung einen Gesamtüberblick über das Geschäft des Mandanten, den Datenfluss im Unternehmen und ggf. existierende Herausforderungen im Buchungsstoff des Mandanten aufzuzeigen.
Ergänzt werden diese Datenanalysen im weiteren Verlauf der Prüfung durch spezielle Analysen für die Unterstützung der IKS-Prüfung und zur Adressierung der Risiken wesentlicher falscher Darstellungen. Hier sind zum Beispiel Schnittstellenanalysen, die Abbildung und Einhaltung von Berechtigungskonzepten oder Analysen zur Umsatzabgrenzung zu nennen. Der Umfang von klassischen aussagebezogenen Einzelfallprüfungen kann durch den zielgerichteten Einsatz von intelligenten Datenanalysen verringert und Prüfungszeiten können reduziert werden. Die Verschiebung der Jahresabschlussprüfung hin zu einem Data Driven Audit kann umso effizienter gestaltet werden, je mehr Daten, auch aus den Vorsystemen, für die Datenanalysen zur Verfügung stehen.
Intelligente Workflows – Arbeit teilen und Expertise nutzen
Was ist nun die Grundlage, auf der ein Prüfungsansatz aufbaut, der stringent ist und alle rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt? Die Einschätzung der aus dem IT-Einsatz resultierenden Risiken und darauf aufbauend die Prüfung der generellen IT-Kontrollen bilden die Basis, auf der die nachfolgenden Prüfungshandlungen kaskadierend, stringent und skaliert durchgeführt werden können.
Wenn Sie Mandantenprozesse strukturiert aufnehmen und automatisierte Kontrollen identifizieren, die die Risiken wesentlicher falscher Darstellungen auf Aussageebene behandeln, und diese auch über Datenanalysen prüfen, macht das die Prüfung effektiver. Sie reduzieren den Umfang der Prüfung manueller Kontrollen und im Optimum auch von aussagebezogenen Einzelfallprüfungen auf das notwendige Maß.
Dies erfordert insgesamt ein prozessseitiges Umdenken und intelligente Workflows, die den arbeitsteiligen Prozess zwischen dem klassischen Prüfungsteam und den IT-Prüfern unter optimalem Einsatz der jeweiligen Spezialisierungen, eine zielgerichtete Kommunikation zwischen den verschiedenen Prozessteilnehmern sowie das stringente Vorgehen im Prozess umsetzen.
Ein geeignetes Mittel, das die Einhaltung des roten Fadens innerhalb der Prüfung sicherstellt, ist die Einführung eines technologiegestützten, arbeitsteiligen Workflows. Validierungsregeln schließen Widersprüche, die bei der Prüfung ggf. auftreten, von vornherein technisch aus. Zudem koordiniert der Workflow die einzelnen am Prüfungsprozess beteiligten Personen optimal und stellt sicher, dass ihre jeweilige Spezialisierung und Expertise an den erforderlichen Stellen zum Einsatz kommt. Somit wird es Wirtschaftsprüfer*innen erleichtert, die Arbeitsabläufe zu überwachen und neue Mitarbeiter in die Jahresabschlussprüfung zu integrieren.
