Dateien prozessbasiert austauschen – mehr Zeit für die wichtigen Dinge
Während der Corona-Pandemie hat die digitale und ortsunabhängige Zusammenarbeit zwischen Kanzleien und Mandanten an Bedeutung gewonnen. Damit einhergehend sind auch die funktionalen Anforderungen an den digitalen Dateiaustausch gestiegen. Für Prüfungsgesellschaften rückt vor allem die Koordination und die Kommunikation mit der Mandantschaft in den Fokus. Abläufe müssen effizienter und strukturierter gestaltet werden. Gleichzeitig spielt die Transparenz eine wichtige Rolle. Digitale Plattformen wie Auditi schaffen es, diese Punkte zu vereinen und die Zusammenarbeit zwischen Kanzleien und Mandanten transparenter und effizienter abzubilden.
Mit einer zentralen Plattform, die sowohl der Kommunikation, als auch der Zusammenarbeit und dem Dateiaustausch mit den Mandant*innen dient, können Kanzleien effizienter arbeiten und gleichzeitig einen Mehrwert für ihre Mandantschaft erzielen. So hat beispielsweise die Kanzlei Menold Bezler ihre Mandatsarbeit teilweise auf den digitalen Datenaustausch mit dem Programm Auditi umgestellt. Nach ihrer Erfahrung ließ sich das Programm mit nur wenig Training nutzen. Bislang haben mehr als 500 Prüfungsgesellschaften die Auditi Plattform in ihr Leistungsangebot integriert.
Die Herausforderungen des Dateiaustauschs
Neben dem klassischen Austausch via E-Mail und USB-Stick stützen sich viele Kanzleien mittlerweile auf hybride Lösungen. Sie kommunizieren dabei über das E-Mail-Postfach und tauschen die Dateien über einfache Cloud-Lösungen aus. Organisiert wird der Prozess mit Hilfe von Excel-Tabellen. Dieses Vorgehen ermöglicht zwar den Austausch zwischen Prüfungsunternehmen und Mandant - die grundsätzlichen Probleme bleiben aber bestehen:
- Die Kommunikation findet weiterhin zu großen Teilen im E-Mail-Postfach statt.
- Die Verwendung von verschiedenen Tools, File-Sharing-Sites, USB-Sticks, E-Mails, Excel-Sheets usw. erschwert einen schnellen Überblick.
Gründe für die Entwicklung unserer Lösung
Als Anbieter für digitale Bestätigungen (für Kreditoren / Debitoren, Banken, Steuerberater und Rechtsanwälte) verbindet Auditi bereits seit 2012 Prüfungsunternehmen und deren Mandanten auf einer Plattform. Das Feedback der Auditi-Kanzleien brachte uns auf die Idee, die Plattform zu erweitern. Wir wollten eine Lösung entwickeln, die sowohl die Kommunikation, als auch die Zusammenarbeit und den Dateiaustausch auf einer Plattform zu zentralisiert.
Plattform als digitales Bindeglied
Plattformen wie Auditi dienen als Schnittstelle zwischen den Prüfungsunternehmen und deren Mandanten. Sie ermöglichen es den Prüfenden, einheitlich vorzugehen - sowohl wenn sie Projekte koordinieren als auch wenn sie Dokumente und Informationen anfordern.
Mithilfe gemeinsamer Arbeitsmappen und vorstrukturierter Anforderungslisten arbeiten Mandanten und Kanzleien gezielt und transparent zusammen. Kanzleien können auf eine Auswahl branchenspezifischer Vorlagen zuzugreifen – beispielsweise zur Jahresabschluss-, MaBV-, KAP- oder EEG-Prüfung. Zudem können die Prüfenden bestehende Listen mandantenbezogen anpassen oder komplett individuell erstellen. Daher lässt sich die Plattform auch für andere Anwendungsfälle nutzen – zum Beispiel Jahresabschlusserstellungen oder Unternehmensbewertungen.
Mithilfe der Statusanzeigen auf dem Dashboard können sich sowohl Kanzleien als auch Mandanten einen einfachen Überblick darüber verschaffen, welche Aufgaben offen sind, welche zur Prüfung anstehen, bald fällig werden oder überfällig sind. Dank gezielter Zugriffsberechtigungen sieht jeder Mitarbeiter nur die ihm zugewiesenen Aufgaben. Die zuständige Person wird benachrichtigt, sobald neue Dateien hochgeladen oder Kommentare hinzugefügt wurden und kann dadurch Aufgaben tagesgleich prüfen und schneller bearbeiten. Auch Rückfragen können so schneller und transparenter geklärt werden.
Anwendungsfall in der Praxis – Menold Bezler
Die Kanzlei Menold Bezler nutzte Auditi bereits vollumfänglich für Bestätigungsaktionen, um ihre Zusammenarbeit mit den Mandanten sinnvoll zu ergänzen. Bei der Umstellung ihrer Mandatsarbeit auf digitalen Datenaustausch hat Menold Bezler eine schrittweise Vorgehensweise gewählt: Die Kanzlei bindet zunächst nur ausgewählte Mandanten in den digitalen Prozess ein; in den übrigen Fällen verfolgt sie weiterhin den klassischen Ansatz.
Bei der Einführung von Auditi zeigte sich, dass der Datenaustausch sofort nutzbar war und nur wenig Training erforderte. Für die Mandanten war der Einstieg leicht verständlich, da die Anforderungslisten so strukturiert werden, wie sie es bereits aus vergangenen Projekten gewohnt waren.
Wichtige Dateien und Anfragen werden in beide Richtungen nun deutlich schneller bearbeitet. Die Benachrichtigungen und der Echtzeit-Status sorgen für Transparenz. Neben dem Datenaustausch findet auch die fallbezogene Kommunikation auf der Plattform statt. Somit werden doppelte Anfragen vermieden und die gesamte Kommunikation verläuft effizienter.
„Die flexible und anwenderfreundliche Plattform für den Datenaustausch, aber auch für die Organisation und Durchführung unserer Jahres- und Konzernabschlussprüfungen, wird nicht nur von uns, sondern auch von unseren Mandanten sehr geschätzt.“
Uwe Theis von Menold Bezler GmbH
Wie wird das Tool eingerichtet
Als webbasierte Software ist Auditi jederzeit und ortsunabhängig erreichbar. Eine Installation ist nicht notwendig. Dies erleichtert die Zusammenarbeit bei der Arbeit im Homeoffice oder in verteilten Teams. Die Anwendung wird dabei sicher in den Rechenzentren der DATEV gehostet.
