Für mittelständische Prüfungsunternehmen ist das Continuous Auditing der nächste Level der Abschlussprüfung. Der Begriff bezeichnet die kontinuierliche Überwachung der Unternehmenszahlen in Echtzeit - also schon im laufenden Geschäftsjahr. Dadurch ist es frühzeitig möglich, Prognosen zu erstellen und Auffälligkeiten aufzudecken. Verändern sich die Wachstumsraten des Unternehmens? Gibt es auffällige oder fehlerhafte Buchungen oder Vertragspartner, die kontinuierlich verspätet zahlen? 

Bei der dhpg als mittelständisches Prüfungs- und Beratungsunternehmen verwenden wir für die kontinuierliche und permanente Überwachung der Kennzahlen unserer Mandanten seit einiger Zeit die Continous Audit Software oktant, die wir gemeinsam mit dem Softwareunternehmen synalis entwickelt haben. 

Bei der Entwicklung der Software standen mehrere Fragen im Vordergrund. Wie lassen sich die Qualität und Effizienz der Jahresabschlussprüfung steigern und deren Ergebnisse für die Unternehmenssteuerung besser im täglichen Umgang nutzen? Wie können Trends rascher erkannt und demnach bei möglichen Fehlentwicklungen frühzeitiger gegengesteuert werden? 

Dem Prüfungsteam der dhpg dient oktant mittlerweile als vollumfängliche Unterstützung bei allen Tätigkeiten rund um die Wirtschaftsprüfung und Revision. Standardisierte Prüfungshandlungen sind bereits integriert. Hierzu gehören u.a. Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung und Umsatzerlöse. Zudem enthält die Software mehr als 30 Kennzahlen und KPIs wie beispielsweise zu Vermögens- und Ertragslage, Gewinn- und Verlustrechnung oder Geschäftsdynamiken. 

Durch die kontinuierliche Jahresabschlussprüfung erhalten wir bei der dhpg, konkret unsere Prüfenden, einen tieferen Einblick in die Daten und Prozesse unserer Mandanten. Zwar wachsen Erkenntnisse und Komplexität der Analysen durch die fortlaufende „Datenfütterung“ stetig an, die standardisierten Auswertungen verringern die Komplexität wiederum immens. Prüferin oder Prüfer können sich auf diese Weise direkt auf die Ergebnisse konzentrieren. 

Ziel des Einsatzes von Continous Auditing ist, dass unsere Prüfenden und deren Mandanten gleichermaßen davon profitieren. Durch tagesaktuelle Einblicke verschaffen wir unseren Mandanten Planungssicherheit sowie Weitblick und unterstützen sie bei Entscheidungen. So können beispielsweise Zahlungsrückstände rascher erkannt und infolgedessen die Liquidität besser gesteuert werden. 

Die Business Intelligence-Lösung Power BI, auf der oktant basiert, ist praktisch mit jedem ERP-System kompatibel. Verschiedene Daten werden sofort vereinheitlicht und visualisiert. Dadurch ermöglicht oktant ein professionelles Controlling, unabhängig vom jeweiligen ERP System. Durch einen speziellen Zugang werden eine reibungslose Zusammenarbeit und volle Transparenz sichergestellt. Unsere Prüfungsteams können somit den Mandanten sämtliche Informationen zur aktuellen Geschäftslage zur Verfügung stellen. 

Eine umfassende Einarbeitung in die Software ist nicht notwendig, denn die Anwendung ist einfach nachvollziehbar und auf jedem Endgerät, egal ob PC, Laptop, Smartphone oder Tablet, systemunabhängig nutzbar. Der vermehrte Austausch zwischen Prüfenden und Mandant im Geschäftsjahr selbst ermöglicht eine schnellere Reaktion und die Verhinderung von Spätfolgen. Insgesamt gewinnt die Jahresabschlussprüfung dadurch an Aktualität, Aussagekraft und Effizienz.  

Zwischen der Annahme von Aufträgen und der erstmaligen Durchführung einer Vielzahl von Prüfungsaktivitäten liegen nicht selten mehrere Monate. Während sich das zu prüfende Unternehmen fortlaufend verändert und weiterentwickelt, ist die Jahresabschlussprüfung asynchron angelegt. Der zeitliche, personelle und wirtschaftliche Zwang ist groß, da sich Prüferinnen und Prüfer mit den Transaktionen aus der Vergangenheit auseinandersetzen. Das kann gerade bei IT-gestützten Transaktionen und hoher Komplexität zu einem erheblichen Aufwand führen, insbesondere wenn etwas zu korrigieren ist. 

Die kontinuierliche Betrachtung der Geschäftszahlen hat gegenüber der vergangenheitsbezogenen Jahresabschlussprüfung viele Vorteile. Die Arbeitslast verteilt sich gleichmäßig über das Jahr hinweg. Prüfungsdauer werden stark verkürzt und Zeitaufwände gleichmäßig verteilt. Dies führt zu weniger Verzögerungen in der Bearbeitung und der Mandant bekommt ein schnelleres sowie qualitativ hochwertigeres Ergebnis. Die Software zeigt Auffälligkeiten und Abweichungen mittels Prognosen direkt an, sodass Zeit für entsprechende Folgehandlungen bleibt. Der Prüfer kann unmittelbar das Gespräch zum Mandanten suchen und sich damit mehr denn je auch als Impulsgeber positionieren.

oktant wurde gemeinsam vom IT-Dienstleister synalis und der dhpg als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft entwickelt. Durch die Zusammenarbeit sind verschiedene Sichtweisen in die Entwicklung eingeflossen, die die Vorteile der Digitalisierung und der kontinuierlichen Zusammenarbeit zwischen Prüfungsteam und Mandant berücksichtigen. Neben dem Know-how zur Schaffung einer nutzerfreundlichen Software und geräteunabhängigen Nutzung durch die synalis, brachte wir von der dhpg unsere jahrzehntelangen Erfahrungen in der Jahresabschlussprüfung und den Wunsch nach einer effizienteren, kontinuierlichen sowie automatisierten Betrachtung mit ein. Wirtschaftsprüfungsunternehmen profitieren von dieser Kombination im täglichen Umgang mit der Software, da es im realen Umfeld getestet und implementiert wurde.