Busy Season: Zeit sparen mit digitalen Tools
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Bildquelle: .shock (Adobe Stock)
Eine führende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Deutschland konnte durch die Einführung der Plattform Confirmation von Thomson Reuters erhebliche Effizienzsteigerungen erzielen. Die Plattform optimierte den Bankbestätigungsprozess in der Abschlussprüfung, indem manuelle Aufgaben automatisiert und die Kommunikation mit regionalen und internationalen Banken beschleunigt wurden. Dies führte zu einer wesentlichen Zeitersparnis und verbesserte die Zusammenarbeit von Teams an verschiedenen Standorten. Die Gesellschaft konnte ihre papierbasierten Prozesse reduzieren und mittels integrierter Verschlüsselungs- und Compliance-Funktionen auch die Sicherheit des Prozesses erhöhen.
Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat den Anspruch, ein fortschrittliches und zukunftsorientiertes Unternehmen zu sein, das kontinuierlich nach intelligenteren Lösungen sucht. Die Einführung des digitalen Bestätigungsprozesses mit Thomson Reuters Confirmation ermöglichte es den Audit-Experten, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Dies steigerte die Produktivität und verbesserte den Kundenservice. Die erzielten Zeit- und Arbeitseffizienzsteigerungen entsprechen einer Kostenersparnis von etwa 60 %.
Herausforderungen der Bankbestätigung
Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wollte den Prozess agil und ressourceneffizient gestalten und den Zeitaufwand für Bestätigungen auf wenige Tage reduzieren.
- Lange Bearbeitungszeiten von zwei bis drei Wochen für eine Bestätigung.
- Verzögerungen bei der Kommunikation mit Banken und Abteilungen.
- Erheblicher manueller Aufwand beim Erstellen, Drucken, Senden und Nachverfolgen von Bestätigungsanfragen, der die Produktivität der Fachkräfte beeinträchtigte und den Fokus von hochwertigen Aufgaben ablenkte.
- Hohe Kosten und Sicherheitsrisiken durch papierbasierte Prozesse.
Erfolge nach der Implementierung von Confirmation
Die benutzerfreundliche Plattform ermöglichte:
- Einsparungen von 5–10 Minuten pro Bankbestätigung und Verkürzung der Bearbeitungszeit von Wochen auf Tage.
- Einen sicheren Versand von Bestätigungen weltweit. • Echtzeit-Zusammenarbeit mit Mandanten und Kollegen – eine Notwendigkeit vor allem, da seit der Covid-Pandemie die Hälfte der Mitarbeiter remote arbeitet.
- Reduzierung des Bedarfs an Zeitarbeitskräften während der Busy Season dank eines vollständig digitalisierten Prozesses.
- Präzisere Antworten und Reduktion von Fehlern.
Wie führte die Gesellschaft Confirmation ein?
Zunächst erstellte die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ein Konto auf der Confirmation-Plattform. Da es sich um ein webbasiertes Tool handelt, musste keine Anwendung heruntergeladen werden, was Zeit bei der Implementierung sparte. Anschließend richtete sie ein Konto ein, das zunächst von Confirmation validiert werden musste, um den Sicherheitsbewertungen von Confirmation zu entsprechen.
Nach der Validierung erstellte jedes Teammitglied ein eigenes Konto für seine Audit-Mandanten. Die Teamleitung erhielt einen Admin-Zugang, um alle Bankbestätigungen zu beaufsichtigen.
Damit ist Confirmation in den Prozess der Audit-Bestätigung integriert und wird das ganze Jahr über für Bestätigungsanfragen verwendet.
Ein einfacher Bestätigungsprozess in vier Schritten
Schritt 1: Der Prüfer gibt die Informationen des Mandanten-Unternehmens und der zeichnungsberechtigten Person ein.
Schritt 2: Der Prüfer wählt den Bestätigungstyp aus und gibt Informationen für jedes zu bestätigende Konto ein.
Schritt 3: Der Prüfer beantragt eine elektronische Autorisierung der zeichnungsberechtigten Person und erhält diese.
Schritt 4: Sobald der Mandant die Autorisierungs-E-Mail erhalten und unterzeichnet hat, kann der Prüfer Bestätigungsanfragen einleiten. Autorisierte antwortende Personen bearbeiten die Anfragen und senden sie zurück.
